Höchste Qualität in der Unternehmensberatung

Befindet sich ein Unternehmen aktuell in einer besonders schlechten Ausgangslage, kommt es ganz besonders auf höchste Qualität unserer Unternehmensberatung an. Zwar könnten dann theoretisch auch "mittelschlechte" Maßnahmen breits eine Verbesserung bewirken. Im Extremfall könnten die Empfehlungen sogar negative Folgen in einem sich verbessernden Marktumfeld haben, und trotz schlechter Beratung steigen die Erträge. Man muss also genauer hinsehn um die Qualität beurteilen zu können.

Bewegt sich eine Organisation aber bei guter Wirtschaftlichkeit bereits auf hohem Niveau, ist es nicht ganz so leicht, weitere Steigerungen der Ergebnisse zu generieren. Hier unterscheidet sich die Unternehmensberatung und zeigt sich wer höchste Qualität liefern kann. Deshalb empfiehlt es sich bereits im Vorfeld jeder Beratung, die Ziele exakt zu definieren, feste Maßstäbe für die Erfolgskontrolle zu vereinbaren, und am Ende anhand dieser genau zu prüfen, wie hoch der Erfüllungsgrad der gesetzten Ziele tatsächlich in messbarer Größe ist. Das Ergebnis ist dann um die äußeren Faktoren zu bereinigen. Abhängig von der Branche und zum Teil auch der Betriebsgröße, gibt es weitere Möglichkeiten, die Erfolge der vorgeschlagenen Maßnahmen bei bzw. nach der Durchführung exakt auszuwerten. Wir erstellen dazu eine Analyse der Ist-Situation zu Beginn der Zusammenarbeit und in Zeitabständen nach Abschluss der empfohlenen Handlungen und Veränderungen. In der Regel 4, 6, 8 und 12 Wochen nach Umsetzung treten wir mit dem Mandanten in Kontakt und erkundigen uns über die bis dahin erzielten Ergebnisse. Soweit Mandanten einverstanden sind, wiederholen wir die Eingangsanalyse unter den neuen, verbesserten Bedingungen nach ca. 6 und 12 Wochen, stellen den neuen Ist-Zustand fest und können daraus die Entwicklung ganz konkret herauslesen und bewerten. Für die Auswertungen haben wir ein eigenes System entwickelt und gelangen dadurch mit wenig Aufwand zu einer sehr anschaulichen Bewertung mit konkreten Ergebnissen, bis in die Details der einzelnen Arbeitsprozesse an den einzelnen Arbeitsplätzen mit tatsächlich messbaren Werten. So zeigt sich der quantitative Erfolgsgrad unserer Unternehmensberatung und liefert unseren Mandanten echte Erkenntnisse und uns Erfahrungswerte für weitere Beratungen anderer Kunden mit den selben oder auch anderen Herausforderungen.

Im Bereich KMU werden aus (meistens zwingenden) Kostengründen in vielen Fällen nur kleinere Beratungsaufträge erteilt, die oft bei Beratungsvolumen deutlich unter 80 Stunden liegen. Manchmal geht es sogar nur um einzelne Beratertage. Auch hier kommt es auf höchste Qualität der Unternehmensberatung in kürzester Zeit an.

Wenn dann gemessen an der Aufgabenstellung die Zeit ohnehin kaum ausreicht und aus Kulanz, weil sonst keine wirklich gute Beratung durchführbar wäre, ohnehin schon erhebliche Mehrarbeit ohne Berechnung von uns erbracht wird, bleibt kaum die Kapazität für eine umfassende Nachbearbeitung von solchen finanziell limitierten Beratungen. Trotzdem führen wir diese Nachbearbeitung in aller Regel durch und begleiten unsere Mandanten auch nach Abschluss dieser (finanziell nicht immer auskömmlichen) Aufträge. Der Erfahrungswert aus jedem einzelnen Auftrag und der Zugewinn an konkretem Fallwissen rechtfertigen auch hier den weiteren Einsatz der Berater über die abgerechnete Leistung hinaus. Die konkreten Erkenntnisse über die erzielten Erfolge, stellen eine gute und wichtige Erfolgs- und Qualitätskontrolle für die Unternehmensberatung dar. Dafür sind wir auch bereit, diesen Mehraufwand zu erbringen, der durch unsere bewährte Methodik der Ist-Analyse und deren weitgehend elektronischen Auswertung überschaubar bleibt. Die für uns wichtigen Erkenntnisse aus jedem einzelnen Auftrag können auch bei zukünftigen Beratungen wichtige Unterstützung leisten. Sie zeigen wie sich unsere Handlungsempfehlungen bewährt haben und ob sich diese auch auf andere Organisationen (Mandanten) übertragen lassen. Nicht nur, aber auch deshalb stehen wir auch nach Abschluss einer Beratung unseren Kunden regelmäßig als Gesprächspartner zur Verfügung, in gewissem überschaubarem Umfang auch ohne Berechnung.

Die zweite Qualitätsprüfung.
Zu jeder Beratung wird eine Dokumentation erstellt, dem Kunden ausgehändigt und einige Zeit später eine Befragung des Kunden durch einen Kollegen seines Beraters durchgeführt, der sich nach der Zufriedenheit und weiteren Details erkundigt. Diese Erhebung wird in einem Standard-Protokoll festgehalten und nach einer bewährten Punkte-Methode ausgewertet. Jede Beratung sollte eine Mindestanzahl der Punkte erreichen. Zusammen mit der ersten Nacherhebung des Ist-Zustandes nach Maßnahmendurchführung wird jeder Fall im Beraterkreis besprochen und die vom ausführenden Berater durchgeführten Analysen und empfohlenen Maßnahmen erörtert. Die übrigen Berater-Kollegen bringen ihre Erfahrung in die Erörterung ein und diskutieren ggf. alternative Herangehensweisen und deren Erfolgsaussichten. Am Ende gibt jeder Berater anonym ein Votum ab mit dem die Beratung intern eine Bewertung erhält. Dabei wird nicht der Schwierigkeitsgrad der Beratung bewertet, sondern alleine die erbrachte Beratungsleistung gemessen an der Aufgabenstellung und den Wünschen des Mandanten. Liegt die Bewertung unter einen festgelegten Mindestwert, wird der gesamte Beratungsauftrag im Berater-Team Schritt für Schritt in einer gemeinsamen Bearbeitung nachbereitet. Ggf. ist ohne Kosten für den Mandanten nachzusteuern, um diesem den maximalen Erfolg der Beratung zu ermöglichen. Durch kritische Betrachtung Verbesserungspotenzial zu erkennen und offenzulegen ist keine Schande, auch nicht für den betroffenen Berater. Die kollegiale Erörterung unter Einbeziehung der Erfahrung aller Berater-Kollegen hilft jedem im Team von den Kollegen zu lernen und noch besser zu werden. Und auch unsere Mandanten profitieren, wenn sich weiteres Potenzial erschließen lässt.

Realistische Betrachtung.
Bei der Qualitätssicherung, Zertifizierung etc. gibt es Grenzen der Machbarkeit und der Wirtschaftlichkeit. Wenn man bereit ist sich der Beratung auch kleiner Unternehmen zu widmen, muss man auch mit ebenso kleinen Budgets arbeiten und kommt hier leicht an Grenzen. Bei Beratungsvolumen von 10 Stunden können hinterher in der Regel nicht 4 Berater für 2 Stunden ein ausführliches Audit durchführen. Auch bei Einsätzen für nur einen Tag, z. B. die beratende Teilnahme an einem internen Workshop, muss die Vorbereitung und auch die Nachbearbeitung inkl. internen Qualitätssicherungsmaßnahmen in vertretbarem Rahmen bleiben. Bei Beratungsleistungen mit bis zu 3 Beratertagen sind deshalb abweichende Standards in Verbindung mit unseren Dokumentationsprinzipien maßgebend. In diesen Fällen wird das Beratungsergebnis in einem Schlussprotokoll fachlich begründet und vom Berater seine Entscheidungsgründe dargelegt. Das Protokoll wird dann intern im Umlaufverfahren den anderen Beratern vorgelegt und ggf. mit Hinweisen versehen. Jeder Berater kann aber auch eine Fallbesprechung anregen und/oder Einwände erheben. Bei festgestelltem Nachbesserungsbedarf wird bei Kunden nachgebessert.

Aktuelle Krise.
In der aktuellen Lage vor dem Hintergrund der Covid19-Pandemie haben wir aber auch einige Beratungen zu Finanzierungsfragen unter dem hohen gebotenen Zeitdruck durchgeführt, die zum Teil nur wenige Stunden gedauert haben. Hier ist auch aufgrund der hohen Fallzahlen keine Nachbearbeitung geplant. Allerdings haben wir Kunden gebeten, ein kurzes Schreiben zu senden und unsere Arbeit darin zu bewerten. So lässt sich auch bei Kleinstaufträgen eine gewisse QS sicherstellen.

In der aktuellen Krise bieten wir unseren Mandanten bei Zahlungsschwierigkeiten Stundungen an, damit diese die zur Krisenbewältigung meist notwendige laufende Beratung nicht aus finanzieller Not heraus abbrechen müssen, oder diese sogar gar nicht erst in Anspruch nehmen. Die Krise erfordert in vielen Fällen Impulse von außen, sinnvoller Weise durch den unterstützenden Berater, der neue Kraft und auch – das ist nicht zu vernachlässigen – die für die Krisenbewältigung erforderliche Motivation wieder auffrischen kann. Damit leisten auch wir einen Teilbeitrag zur Bewältigung der aktuell für viele Unternehmen sehr schwierigen Situation.